Hoe we de SAP-omgeving van Twence van scratch af aan ontsloten op de buitenwereld

Bij veel bedrijven zie je dat ze ‘iets’ doen met de buitenwereld. Daarbij is veelal sprake van uitwisseling van informatie tussen verschillende (SAP) ERP-omgevingen. Maar bij Twence was dat tot voor kort niet het geval. Het versturen van inkooporders en verwerken van bevestigingen: allemaal handmatig. En dit kostte veel tijd met grote kans op fouten.   

Orde in processen: architectuur 

Aangezien Twence uiteindelijk meerdere processen wil ontsluiten op de buitenwereld, besloten we het landschap in kaart te brengen en te starten met het ontsluiten van het inkoopproces. Door te starten met één proces zorgden we ervoor dat we foutmarge konden beperken. Daarbij kozen we in eerste instantie voor een standaard SAP oplossing.

Inkoop & ERIKS  

Het inkoopproces vanuit Twence werd gebruikt als business case waarbij een rechtstreekse koppeling werd gebouwd met leverancier ERIKS (Alkmaar). We kozen hierbij voor een EDI-koppeling tussen beide SAP omgevingen waarbij de berichten één op één worden doorgestuurd.

Resultaten die tellen.. 

Door met één proces te beginnen dwing je af dat de masterdata goed op orde moet zijn om uitval te voorkomen. In de praktijk blijkt dit goed te werken. Zelfs met slechts een beperkt aantal uitgewisselde orders levert dit al een aanzienlijke tijdsbesparing op. Concrete resultaten:

  • Snellere handling
  • Soepele processen
  • Minder werk aan leveranciers- en klantzijde
  • 95% van alle orders die geautomatiseerd foutloos verlopen

Roadmap

Nu dit eerste gedeelte succesvol is afgerond, wordt de verdere roadmap bepaald. Hierbij wordt opnieuw gekeken naar architectuur en naar oplossingen. Oplossingen die enerzijds voor de toekomst van Twence goed beheersbaar zijn en anderzijds ook voldoende wendbaarheid met zich meebrengen.

Over Twence

Samen meer kunnen bereiken met slimme oplossingen voor duurzaamheid en energie. Dat is de basis van waaruit Twence is opgericht door veertien Twentse gemeenten. Met een gezamenlijke visie op afvalwerking heeft de organisatie zich sinds 1986 ontwikkeld tot boegbeeld en inspirator op het gebied van de circulaire economie in Oost-Nederland.

De vraag

Vanuit de inkooporganisatie is de vraag al enige tijd aanwezig om gebruik te gaan maken van elektronisch zakendoen. Initieel op het B2B vlak met leveranciers en klanten. Bij het in kaart brengen van de ‘as-is’ werd duidelijk dat  zaken handmatig gecontroleerd werden en orders per mail en telefoon werden doorgegeven. Er was spraken van een behoorlijk aantal manuele handelingen. Zowel aan de kant van Twence als van de klant en levarancier.

Aanvang

Op het moment van aanvang had Twence nog geen koppeling naar externe partijen. Om het succes van een mogelijke oplossing zo groot mogelijk te maken werd de initiële discussie over mogelijke oplossingen gevoerd over drie mogelijkheden: 

  • Een zeer beperkte omgeving
  • Standaard SAP oplossingen
  • Een uitgebreide suite met SAP PO

Hiervoor maakte Partners in Technology gebruik van meerdere architectuurplaten en scenario’s die samen met Twence werden doorlopen en vastgelegd. Uiteindelijk viel de keuze voor de standaard van SAP en werd het netwerk ontsloten.

Scenario’s

Hierna zijn een aantal scenario’s beschreven om Twence stapsgewijs klaar te maken voor het integreren met processen buiten het eigen lokale netwerk.

Pilot

Twence heeft Partners in Technology gevraagd een advies uit te brengen hoe een pilot project op te starten en deze stapsgewijs uit te bouwen naar een bredere inzet van elektronisch zakendoen, met andere klanten en mogelijk ook op A2A voor de interne weegbruggen en SAP.

Om de effectiviteit en schaalbaarheid te kunnen blijven beheren werd gekozen voor een pilot met een retail organisatie (ERIKS) die een belangrijke partner is voor de onderdelen voor de onderhoudsprocessen. Hierbij werd gestart met het standaard SAP proces om inkooporders te sturen en bevestigingen daarop te ontvangen via EDI.

Implementatie

Na de implementatie liepen de processen erg goed en zitten mogelijke issues juist in het masterdata stuk en niet langer in de technische invulling. Op dit moment is Partners in Technology bezig met Twence om deze lijn uit te breiden met nieuwe typen EDI berichten voor facturatie en pakbonnen. Daarbij wordt bekeken of een integratieplatform een meer flexibele rol kan gaan vervullen om ook andere leveranciers en processen te ontsluiten. Daarnaast gaat integratie van weegbruggen op hetzelfde platform een belangrijke rol spelen.

Extra

Naast de integratie is tijdens dit project additioneel ook de webshop van ERIKS ontsloten zodat men direct uit SAP de webshop kan benaderen, items kan selecteren en via standaard SAP bestellen. De order wordt via EDI besteld en de order bevestiging komt weer terug van ERIKS.

Meer weten over deze case? 

Zit jij met een soortgelijke uitdaging? En wil je eens met onze architect sparren? Bel of mail dan gerust. We helpen je graag verder.

Telefoon Telefoon icoon +31 (0) 653 386 304 Email Email icoon rzwezerijn@partnersintechnology.nl