Deze (geheime) tool van SAP mag je écht niet missen!

Iedereen weet hoe belangrijk het optimaliseren van je bedrijfsprocessen is. En als je dit niet weet, zou je het wel moeten weten. Maar gek genoeg geeft lang niet iedereen hier de juiste prioriteit aan.

Voor een gedeelte is dit begrijpelijk; er is niet alleen een grote onwetendheid rondom systeemfunctionaliteit en applicaties, maar er is vooral ook tijdgebrek. En dat is zonde als je het mij vraagt. Want SAP klanten kunnen dit eenvoudig zichtbaar maken door vandaag nog gebruik te gaan maken van een geweldige tool die SAP hiervoor ter beschikking heeft gesteld: SAP Business Scenario Recommendation (BSR). Dit is namelijk dé tool die niet alleen snel maar ook eenvoudig inzage geeft in waar jij jouw bedrijfsprocessen kan optimaliseren. Ik heb de tool volledig uitgezocht en bekeken hoe het in de praktijk functioneert. Natuurlijk is SAP BSR eigenlijk helemaal geen geheim. Maar hij verdient wel degelijk meer bekendheid dan hij nu heeft.

Mijn advies: reserveer de tijd en maak hier gebruik van. Want de informatie die je krijgt is niet alleen zeer volledig en relevant voor optimalisaties op korte termijn, maar het is ook perfecte basis voor een eventuele toekomstige migratie naar S/4 HANA.

SAP Business Scenario Recommendation in een notendop

Ik kan veel schrijven over de tool en de werking van de tool, maar eigenlijk zijn met name de uitkomsten het allerbelangrijkste. Je krijgt namelijk een uitgebreid rapport met bruikbare informatie waaronder:

  • Spot-on bevindingen over jouw systeemgebruik

Toen ik het voor het eerst zag, was ik aangenaam verrast over zowel de hoeveelheid maar ook vooral de kwaliteit van de informatie. Hier kunnen we absoluut wat mee. Wat er namelijk gebeurt is dat jouw bedrijfsdata eerst geëxporteerd wordt uit je SAP systeem. Op basis van formules wordt het passend gemaakt in SAP Best practices scenario’s. Vervolgens krijg je per line of business inzage in hoeveel gebruik je maakt van deze scenario’s en hoe populair ze zijn bij andere organisaties. Deze informatie gebruik je om de volledigheid van je sap inrichting te evalueren. En beter nog, dit gebruik je ook als een stevige basis voor een eventuele upgrade naar S/4 HANA. Want je krijg onder andere ook te zien welke scenario’s niet meer ondersteund gaan worden door SAP in de toekomst

  • Aanbevelingen waar je écht wat mee kan

Eén van de meest interessante zaken is dat er niet alleen gekeken wordt naar welke best practices scenario’s door jouw systeem ondersteunt worden, maar er wordt ook gekeken naar beschikbare functionaliteit die door jouw systeem NIET gebruikt wordt. Daarbij krijg je advies over hoe je standaard processen anders kan implementeren of uitbreiden. Maar je krijgt bijvoorbeeld ook inzage in welke vervolgstappen mogelijk zijn voor het implementeren van aanvullende SAP oplossingen. Deze oplossingen kunnen van toegevoegde waarde zijn om jouw organisatie nóg beter te ondersteunen.

En juist toen ik dacht: 'Dit moet eigenlijk iedereen gebruiken', vond ik de kers op de taart. Er is namelijk ook een online versie van het rapport genaamd: SAP Business Scenario Recommendation on Spotlight. Deze versie is volledig gebaseerd op Fiori wat het zeer gebruikersvriendelijk en compleet maakt. Vanwege de grote hoeveelheid aan informatie kan het wel even duren voordat je daar je weg in kan vinden, maar als je die eenmaal hebt gevonden, zal je versteld staan van het resultaat.

Samira Expressief

Hoe vraag je SAP Business Scenario Recommendation (BSR) aan?

  • Importeer SAP Notes 2745851 en 2758146 in jouw productief SAP systeem.
  • Voer het extractierapport uit. Dit rapport genereert een gecomprimeerd bestand met XML data. Als je wilt kijken wat voor data gedownload wordt, zou je de bestanden met Microsoft Excel kunnen openen. Het draaien van het rapport is van korte duur, maar ik zou het voor de zekerheid in de nacht laten draaien.
  • Vraag het BSR rapport aan bij SAP. Ga hiervoor naar www.s4hana.com en klik onderaan op de knop “Get started now”. Daar dien je een formulier in te vullen met jouw bedrijfsgegevens en het bestand te uploaden.
  • Ga akkoord met de bevestigingsmail die je van SAP ontvangt.
  • Je ontvang vervolgens een e-mail met het rapport en verdere instructies om de online versie te bekijken. Wees geduldig, want dit kan in normale omstandigheden 5 werkdagen duren.

Let op: je kan dit alleen uitvoeren op SAP ERP 6.0 systemen (ongeacht EHP niveau). Je kan en mag geen kopieën van productieve omgevingen uitvoeren. De reden hiervoor is dat de KPI’s verzameld en berekend worden voor een specifieke tijdsperiode. Tevens, zijn de logs van ST03 niet volledig beschikbaar in niet productieve systemen.

Houd hier rekening mee wanneer je gebruik wilt gaan maken van SAP Business Scenario Recommendation

Voordat je gebruik gaat maken van deze tool is het nog wel even goed om rekening te houden met het volgende:

  • Er zijn enkel zeven lines of business inbegrepen. “HR” wordt bijvoorbeeld niet meegenomen in de analyse. Zo zijn er ook alleen standaard ‘industries’ meegenomen.
  • De benchmark is wereldwijd en niet specifiek op de Nederlandse markt.
  • De meting geldt enkel voor bestaande SAP klanten en draait alleen op productieve SAP ERP 6.0 systemen. Oudere systemen worden niet ondersteund.
  • SAP Business Scenario Recommendation, en dus ook het rapport, is alleen Engelstalig.
  • Zit je krap in je tijd en wil je dit toch eens geprobeerd hebben? Houd dan vooral rekening met het feit dat wij je altijd kunnen helpen met het analyseren en interpreteren van het rapport (!)

Dit wil ik je tot slot nog even meegeven

Het SAP Business Scenario Recommendations rapport gaat jou hoe dan ook inzicht geven in je SAP gebruik. Het gaat je tevens laten zien hoe passend jouw bedrijfsprocessen zijn volgens SAP Best Practices. Alle informatie die je uit dit rapport krijgt, gaat als basis dienen om een roadmap op te stellen voor toekomstbestendige optimalisaties.

Het lezen en analyseren van het rapport is pittig, omdat er veel relevante informatie verwerkt is in een aantal pagina’s. Ons advies is om tijd te reserveren om de waarde van het rapport daadwerkelijk te benutten. Het is zeker de moeite waard.

Tot slot en niet geheel onbelangrijke afsluiter: zowel de tool als het (waardevolle) rapport, is volledig kosteloos!

Over de auteur

Samira van Wessel is SAP Architect & SAP Project Manager binnen Partners in Technology en werkzaam voor meerdere klanten waar zij zich bezig houdt met de huidige en ook toekomstige SAP architectuur. Ook houdt zij zich bezig met Interim Management en doet ze geregeld onderzoek naar nieuwe technieken, tools en methodieken.