Blog: Dit is het best bewaarde (SAP) geheim van dit jaar

Bron: VNSG Magazine, December 2018

Leaseweb is continu in ontwikkeling en blijft groeien. Sommige IT-systemen dateren nog uit de tijd dat het bedrijf zo’n 20 jaar geleden werd opgericht. “We kunnen niet meer met die oude systemen uit de voeten”, zegt Svenja de Vos, Chief Technology Officer bij Leaseweb. “Om de groei die we doormaken te kunnen faciliteren is een professioneler systeem nodig.” Leaseweb koos voor SAP. En voor een bijzondere manier om dat te implementeren: via de agile-methode. Daarom ging Rob van der Marck, Managing Director VNSG, in gesprek met Svenja de Vos.

9 vragen aan CTO Svenja de Vos

SAP gaat Leaseweb helpen om meer procesmatig te werken. Leaseweb gebruikte al SAP Finance op basis van ECC en is in januari live gegaan met SAP Cloud for Customer als CRM-systeem. De Vos: “We bouwen nu de automatisering van het hele proces in SAP, van de eerste aanvraag van de klant tot de oplevering. We verwachten in Nederland in het eerste kwartaal van 2019 live te gaan. Als SAP in alle landen goed werkt, willen we upgraden naar SAP S/4HANA.”

Je hebt het over ‘bouwen’. SAP is toch een standaardoplossing?

“Klopt. En het is ook zeker onze bedoeling zoveel mogelijk standaard te houden. Maar we hebben een bijzonder businessconcept. Ons proces voor verhuur van servers en cloud hosting-oplossingen bestaat uit heel veel kleine componenten. We willen dat optimaal automatiseren. Want hoe meer we hebben geautomatiseerd, hoe beter dat is voor de klant.”

Waarom hebben jullie voor de agile-methode gekozen?

“Agile is een methode waarbij je in korte cycli werkt. Bij ons wordt elke twee weken een nieuwe functionaliteit in SAP opgeleverd. Omdat je stap voor stap werkt, verminder je de risico’s. Zo kom je er niet pas op het einde achter dat bepaalde zaken niet werken. De agile-methode zorgt ook voor een hoge sense of urgency, ‘Over twee weken klaar’ zorgt voor meer druk dan ‘ergens eind volgend jaar’.”

Agile en webdevelopment gaan goed samen. Maar agile en een zware bedrijfsapplicatie als SAP wordt nog wel eens gezien als een moeilijke combinatie. Hoe kijk jij daar tegenaan?

“Ik ben van mening dat agile toepasbaar is op projecten van elke omvang. Je kunt veel beter bijsturen en dat zorgt voor een beter eindresultaat. Een resultaat dat daardoor ook voldoet aan je wensen. Wat velen als een nadeel zien is de extreme transparantie. Mijn collega’s zien elke 2 weken hoe ik het doe, en hoe mijn mensen het doen. Ook als er iets fout gaat. Je kunt niets onder het tapijt schuiven, zoals bij de klassieke aanpak. Als er iets fout gaat, kijken we samen hoe we het kunnen oplossen. Dat ‘samen’ is ook het mooie van agile, je verbindt je met z’n allen aan hetzelfde einddoel: een vlekkeloze implementatie van SAP. In de klassieke aanpak is ‘iemand ver weg’ met de implementatie bezig. Door de agile-aanpak voelen wij de implementatie als iets wat we met het hele bedrijf doen.”

Hebben jullie wel een basisontwerp? Zodat je niet na een tijdje erachter komt, dat het een andere kant is opgegaan dan je had gedacht?

“Je kunt niet elke twee weken iets heel anders bedenken. We hebben een visie en basisarchitectuur bedacht waaraan we ons houden. Alles moet binnen die visie passen. Maar we werken wel volgens voortschrijdend inzicht. Bij de agile-methode komt dat inzicht eerder. Daarom zijn de aanpassingen ook niet groot. We presenteren elke nieuwe functionaliteit aan de gebruikers. Zo accepteren zij het nieuwe makkelijker en hebben en nemen ze ook meer verantwoordelijkheid.”

Wat vraagt het aan menskracht en vaardigheden?

“Er zijn 5 functionele teams binnen SAP bezig met de implementatie. Daarnaast hebben we te maken met 10 teams in de rest van het bedrijf. Elk team heeft elke dag een standup meeting, 2 keer per week bespreken we met alle teams de stand van zaken. Bij medewerkers is in het begin altijd wat weerstand tegen de agile-manier van werken. Waarom is dit nodig? Wat levert het op? Het kan ook onzekerheid geven. Mensen moeten anders gaan werken dan ze gewend zijn. We hebben daarom veel aandacht besteed aan change management.” Medewerkers krijgen training en uitleg over de procedures. Zo is de organisatie klaar om met het nieuwe systeem te werken. Organizational readiness, zoals we dat noemen.”

Zijn er zaken die je beter zou willen?

“Het omarmen van het agile-gedachtegoed zou ik graag nog willen verbeteren. Dat zit nu nog niet in ieders natuur. Als het spannend wordt, dan willen gebruikers nog wel eens teruggrijpen naar methodieken die ze jaren hebben gebruikt. Dat is niet nodig, want falen kan niet bij de agile-methode. Either you succeed or you learn. Als je iets fout doet, pak je het aan en leer je ervan. Het is een cultuur waarbij je elkaar helpt als het lastig wordt. En kunt toegeven dat iets niet lukt. Het kost even tijd voordat dat bij iedereen op een natuurlijke manier gaat.”

Hoe gaan partners mee in de agile-methode?

“We wilden niet werken met 1 partner die alles doet. Daarom hebben we diverse consultants en consultancybedrijven ingehuurd om de nodige expertise op deelgebieden te leveren. Partners in Technology levert de developers die maatwerk maken voor SAP. We hebben met hen langetermijnafspraken gemaakt om te zorgen dat kennis is geborgd. De consultants ondersteunen onze eigen mensen die weten hoe de bedrijfsprocessen lopen. Met z’n allen vormen we 1 team, met verschillende karakters en ieder met zijn of haar plussen en minnen. Maar allemaal met de focus op het einddoel.”

In de meeste gevallen wordt SAP traditioneel geïmplementeerd. Heb je aanbevelingen voor bedrijven die het net als jullie agile willen aanpakken?

“Kom eens bij ons kijken. Het kan helpen als je bij anderen ziet hoe het werkt. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je betrokkenheid hebt van je directie. En verder zou ik zeggen: gewoon beginnen. Desnoods lever je niet elke twee weken een functionaliteit op, maar elke maand. Je moet als organisatie wel de knop omzetten door te besluiten dat je vanaf morgen volgens de agile-methode gaat werken. Want als er een weg terug is, gaat niemand er volledig voor. Kom je er zelf niet uit hoe je het agile moet aanpakken? Er zijn ook bedrijven die je kunt inhuren voor agile coaching.”

Wat is voor jou het verschil tussen de traditionele en de agile-methode?

“Agile levert de organisatie veel voordelen op het gebied van risicomanagement en snel functionaliteiten opleveren. Een ander voordeel van deze manier van werken is dat het een positieve invloed heeft op de sfeer en het enthousiasme in het team. Het feit dat je dingen met elkaar doet, zorgt voor betere samenwerking tussen teams. Daardoor werken mensen met meer tevredenheid en plezier. Met de agile-methode verbeter je dus niet alleen je automatisering, maar ook je organisatie. Dat is een niet te onderschatten aspect in een project als een SAP-implementatie. En ik ben er van overtuigd dat mensen die met passie en enthousiasme hun werk doen, zorgen voor betere oplossingen. En dus voor blije klanten.”

Bron: VNSG Magazine, December 2018