‘De mogelijkheden van S/4HANA zijn enorm, maar lang niet iedereen ziet dit’

We zijn in Nederland geen 'early adapters'. Laat de technologie zich eerst maar bewijzen. We weten immers al heel goed dat de eerste klanten met nieuwe technologie ook vaak de meeste ellende krijgen. Maar ten aanzien van S/4HANA was deze veronderstelling verre van terecht. S/4HANA was namelijk al een bewezen systeem. En Rob Imhoff kan het weten aangezien hij als Architect nauw betrokken was bij de eerste S/4HANA livegang in Nederland bij de Koninklijke BAM. In de jaren erna groeide het aantal S/4HANA upgrades maar mondjesmaat.

Toch heeft Rob, vanuit zijn rol als Enterprise Architect, inmiddels meerdere bedrijven naar S/4HANA geholpen. Zo is hij als Project Architect S/4HANA betrokken bij het Unite-programma van de NS en heeft hij in een eerder stadium de Provincie Noord-Brabant naar S/4HANA geleid. Normaal gesproken een resultaat om trots op te zijn. Maar blij is hij ten aanzien kennisontwikkeling op het gebied van S/4HANA allerminst. Want hoewel steeds meer bedrijven ervoor kiezen om te upgraden naar S/4HANA, wordt het toch vaak pijnlijk zichtbaar hoe bedrijven de mogelijkheden rondom dit platform enorm laten liggen. Alles begint met onbegrip.

Je was als één van de weinigen betrokken bij de eerste SAP gebruiker in Nederland die naar S/4HANA ging. Wat was de insteek?

(Rob glimlacht) ‘Nou, niet om naar S/4 te gaan. Laat ik daarmee beginnen. De belangrijkste driver voor Koninklijke BAM was om de financiële systemen te consolideren. In dit stadium werd er ook een pakketselectie gedaan waarbij het ging tussen Microsoft en SAP. ‘De BAM’ koos voor SAP en dus S/4HANA. Vervolgens hebben we greenfield implementatie gebruikt om de ERP-omgevingen, die bestonden uit SAP en non-SAP, op één systeem te krijgen. In mijn ogen een hele valide driver.

Als secundair doel in het project werd besloten dat we ook meer naar de SAP standaard moesten gaan en dus hebben we deze doelstelling toegevoegd om de bedrijfsprocessen te standaardiseren. Ook dit was een goede ontwikkeling.’

Waarom was het zo spannend?

‘Alles wat nieuw is, is spannend. Niet alleen voor de gebruikers, maar ook voor consultants. Je moet je goed realiseren dat er op dat moment nog niet veel kennis over S/4HANA was in Nederland. De keuze voor S/4HANA werd overigens vrij laat gemaakt en vervolgens lag er een flinke druk op het project om live te gaan. In september werd het projectteam opgeschaald en uiteindelijk gingen we in januari, vanuit een greenfield-operatie live. Natuurlijk was er al wat voorwerk gedaan.’

Greenfield of brownfield: wat nou is nou eigenlijk het beste?

'Dit hangt echt van je situatie af. Bij de BAM en de NS consolideren we bedrijfsprocessen en dan is greenfield de facto standaard. Ga je een upgrade doen, zoals we dat bij de Provincie Noord-Brabant hebben gedaan, dan hou je twee opties over: greenfield of brownfield. Brownfield is het overzetten wat je nu hebt naar je nieuwe omgeving. Greenfield is alles opnieuw doen: nieuwe bedrijfsprocessen configureren en je masterdata overzetten.

Voor beide is wat te zeggen, maar ik vind dat je altijd moet kijken naar de functie van je bedrijfsproces. Waar kun je waarde creëren binnen de keten van processen in je bedrijf en je juist daarop focussen. En je raadt het al: dat is binnen ieder bedrijf weer anders.'

Wat doet S/4HANA ten opzichte van R/3?

‘Heel simpel? In principe niks. Dat is misschien een wat zwart-wit antwoord, maar als klanten mij deze vraag stellen is het in eerste instantie dit antwoord. Natuurlijk biedt het S/4HANA platform veel meer mogelijkheden dan de huidige R/3 omgeving, maar om deze functionaliteit te benutten zal je hier wel zaken aan moeten passen. Het louter upgraden van R/3 naar S/4HANA levert je in principe niks op behalve dan dat je meegaat in de releasestrategie van SAP.

Laat ik een praktisch voorbeeld geven. Voor veel gebruikers is het nu nog zo dat de SAPGUI de UI is en als een gebruiker gegevens op wilt halen, communiceert de SAPGUI met de applicatielaag (R/3). Deze heeft vervolgens weer interactie met de database en vervolgens krijgt de gebruiker gegevens te zien. Als je R/3 met S/4HANA vervangt, moet je naar de HANA Database. Je ziet dan dat je applicatielaag van R/3 naar S/4HANA gaat en je database van bv. DB2 naar HANA. Maar als je verder niets anders doet, en dus nog steeds gebruik maakt van de SAPGUI, ga je weinig verandering merken. Je haalt namelijk nog steeds informatie uit de (HANA) database op via je applicatielaag en juist dit kost vaak tijd vanwege de interactie die plaatsvindt. Bedrijven die gaan upgraden en niets veranderen, komen hier vaak bedrogen uit. Ik heb dit letterlijk bij meerdere bedrijven zien gebeuren. Iedereen heeft keihard gewerkt om S/4HANA live te krijgen en er is weer veel geld gespendeerd, en uiteindelijk vraagt de business zich af waarom dit eigenlijk allemaal nodig was. Dit plaatje verandert natuurlijk wanneer je rechtstreeks vanuit één van de talrijke Fiori apps uit de S/4HANA omgeving, gegevens processed uit de HANA database. Doordat steeds meer code vanuit de applicatielaag naar de HANA laag wordt verplaatst en je dus in memory werkt. Of direct je HANA database ontsluit voor reporting doeleinden. Pas dan heb je razendsnelle interactie en een blije eindgebruiker. Natuurlijk, op R/3 kan dit ook, maar dat zou je dan met maatwerk moeten doen. En we weten allemaal, dat je dit moet proberen te voorkomen.'

Het gaat steeds meer om de eindgebruiker. En als dit niet zo is, dan zou dit wel zo moeten zijn toch? Hoe ga je deze groep blijer maken?

‘Nou denk bijvoorbeeld aan een bredere benutting van de User Interface mogelijkheden met bv. Fiori. Dit kun je ook in R/3 doen, maar S/4 biedt wat dat betreft meer. Het stelt meer standaard Fiori apps ter beschikking die je over je volledige business processen kan implementeren. Een hele mooie redding voor bedrijven die niet al te blij meer zijn met de SAP UI. Je kan namelijk meer gebruik gaan maken van de simplificaties die SAP heeft doorgevoerd in de business processen. Dit kan niet in R/3 omdat dit in de traditionele SAPGUI gewoonweg niet is doorgevoerd. Deze verbeterslagen zitten alleen in S/4. Daar ligt de sleutel voor IT naar de business.’

Is S/4HANA sneller dan R/3?

‘Nee. Niet zonder meer. Als je volgens de oude traditionele manier blijft werken, met de SAPGUI, en je blijft een standaardtransactie uitvoeren zoals je dat ook in R/3 zou doen, ga je zeker niet een sneller resultaat krijgen. Kleine nuance aan deze kant: batchprocessen die tijdrovend zijn en veel database interactie hebben, zoals bv. kostprijscalculaties van grondstoffen (MRP-runs) of salarisruns, dan haal je er wel een versnelling uit. Dit is significant, maar dit komt meer vanuit de snelheid van je HANA Database en niet zozeer vanuit je S/4 applicatielaag. Veel mensen zien dit wat dat betreft echt verkeerd.'

Waarom moet je dan als bedrijf naar S/4HANA gaan?

'Ja dat is de vraag die je je moet stellen. Mijn eerste vragen zijn dus ook altijd: wat wil je ermee bereiken en wat wil je je gebruikers ermee gaan bieden? Want deze laatst genoemde groep is juist heel erg belangrijk. Ik zie nu nog te vaak dat het een ‘IT-feestje’ is, maar daar ligt een groot afbreukrisico. Bij de klanten waar wij nu zitten en waar we met de S/4HANA discussie te maken krijgen, gaat het namelijk hierom: welke rol wil je richting de gebruikersorganisatie spelen en welke business value wil je creëren? Stiekem ligt hier namelijk de échte winst van S/4HANA.

Ik geloof niet in klakkeloze upgrades van R/3 naar S/4 simpelweg omdat het moet of dat je een goede deal met SAP hebt kunnen maken. Ik geloof wel in dat IT organisaties meer een enablement-rol kunnen en vooral ook moeten spelen richting de business. En dit soort vraagstukken zijn eigenlijk een perfect moment om dit nog eens goed te bekijken en ook te benadrukken.'

Zeg je dan dat bedrijven vooral niet naar S/4 moeten gaan?

‘Nee dat zeg ik niet. Maar wat ik wel vind is dat je het met een plan moet doen. En dat je de business moet willen verbeteren. Dat je moet kijken hoe je je concurrentiepositie gaat verbeteren. Het moet uiteindelijk namelijk een business value hebben. Door de technologische verbeteringen die SAP in S/4 en de omringende technologische platformen heeft gecreëerd, Wat je wil bereiken is dat je beter en sneller inzicht geeft in de informatie die je gebruikt om je bedrijfsprocessen aan te sturen. S/4 heeft een ongekende potentie, maar die bereik je niet als je zonder plan en zonder de business een upgrade gaat doen. Zonde van je tijd en zonde van je geld. Doe het bewust en doe het met een reden.’

Zie je S/4HANA als een technologisch feestje?

'Absoluut niet. Ik heb dat al meerdere malen geroepen. Ondanks dat onze focus op techniek ligt, vind ik écht dat we waarde moeten willen creëren voor de business. Niet alleen als Partners in Technology maar dit moet eigenlijk iedere IT-afdeling hoog in het vaandel hebben.

Waar veel bedrijven wel ervoor kiezen om een SAP partner te nemen die de upgrade gaan verzorgen, richten wij ons op het traject dat hiervoor zit: het bepalen van de drivers, het bekijken van de rol van de IT in de bedrijfsprocessen en juist het zoeken naar waar technologieën zoals S/4 hier een toegevoegde waarde in kunnen hebben. Simpelweg een upgrade van S/4 doen zonder dat hier een gedachtengoed achter zit of dat helder is hoe we de waarde van de business kunnen vergroten? Nee. Dan gaan we echt even een paar stappen terug naar de tekentafel.'

Wat zijn jouw belangrijkste tips richting bedrijven die naar S/4HANA kijken?

'Maak er geen IT-feestje van. Kijk als IT welke rol je wilt spelen binnen jouw organisatie. Hier begint alles mee. Breng je huidige landschap in kaart en kijk ook hoe dit je business op dit moment ondersteunt. Ga op zoek naar frustraties en zaken die niet lekker lopen; hier kun je straks namelijk waarde creëren. Maak er een joint-effort van door juist onderzoek te doen hoe processen geoptimaliseerd kunnen worden. Waar liggen mogelijkheden en kansen en richt je hier met name op de processen waarbinnen je het verschil kan maken in de sector of branche waarin je acteert.

Doe het samen met de business. Als je wilt dat de adaptatie en de business waarde zo groot mogelijk is? Zorg er dan voor dat je vanaf begin tot einde het ziet als gezamenlijke verantwoordelijkheid en een gezamenlijke prestatie.

Kijk naar de lange termijn: maak een roadmap waarbij je samen met de business afspraken maakt en vastlegt. Ik weet dat het lastig is om in de toekomst te kijken en dat niemand een glazen bol heeft, maar je moet een stip op de horizon hebben waar je naar toe wilt. Dit kan altijd nog veranderen maar bepaal een punt waar je heen gaat zodat je met de neus dezelfde kant op staat.'

Rob Imhoff

Rob Imhoff is Technical Director binnen Partners in Technology en als Senior Enterprise Architect werkzaam bij een aantal klanten.